プライバシーマーク（Ｐマーク） ISO認証 取得 運用 更新 コンサルティング Q＆A

＜プライバシーマークのコンサルティングでよくある質問＞

コンサルティングの度にいくつもの質問をお受けします。 初歩的な質問はしづらいと思われることもあるかも知れませんが、 開始時は「個人情報って何？」という状態であって当然ですので、 どんなことでも気になった時にご質問下さい。 お客様ご自身がご理解いただくことが、取得活動の今後や、2年後の更新に活かされます。

■個人情報の洗い出し作業１
給与の計算や社会保険の手続きは専門家に依頼しているので、 個人情報一覧表に挙げるものがない。
個人情報の扱いは「委託」になりますが、専門家に依頼するためのデータ作成は会社で行いますので、 該当情報は個人情報一覧に挙げていただきます。

■個人情報の洗い出し作業２
名刺印刷を業者に依頼する際のデータを、ＰＣ・ＣＤ・紙でそれぞれ保管しているが、 個人情報一覧のどの部分に該当するのか？
個人情報一覧表は保存している媒体が違えばそれぞれ必要になります。

■書類審査
知り合いの会社で、書類審査の指摘事項が数十点あり、何をどうすればいいのか分からず、 途中で止まってしまったと聞いた。そんなにたくさんの指摘をされるのか？
書類審査では、審査基準で要求される文書の要素を適切に書き込むことが求められますので、 ＪＩＳ規格書のみを参考にしてＰＭＳ文書を作成した場合は、 必要な要素が不足し、多くの指摘を受けることになります。
弊社の文書サンプルは、審査実績をフィードバックしながら改善を繰り返した結果、 審査員にお褒め頂くようなレベルに達しています。

■現地審査前
審査員が書類を確認できるように、全ての書類を広げておく必要があるのか。
現地審査は時間が限られていますので、審査員が全ての書類をチェックする時間はありません。 ただし、すぐに提示できる状態を保つことが運用にも活かされます。

■現地審査
社長の面談や責任者への聞き取り等、社内のメンバーだけでは不安だが、 コンサルタントは同席してもらえないのか。
プライバシーマークの審査では、コンサルタントが同席することは許されておりません。 審査員は厳しくチェックしますが、決して「取得させない」という気持ちでいるわけではありません。 指摘事項も必ず出てきますので、良くするためのアドバイスとして緊張せず堂々と受けてください。